Fotos auf Firmenveranstaltungen und die DSGVO
Fotos auf Firmenveranstaltungen und deren anschließende Verarbeitung und Nutzung sind ein eine komplexe Angelegenheit mit vielen Fallstricke. Wir ignorieren hier die reinen Privataufnahmen und betrachten nur die Aufnahmen, die aus einem Interesse des Unternehmens (Verantwortlicher) weiterverwendet werden sollen. Anwendungsfälle können Veröffentlichungen auf Facebook, Instagram, der eigenen Webseite aber auch in Firmenbroschüren sein.
Welche Gesetze gelten denn hier überhaupt?
Aus unserer Erfahrung gibt keine einheitliche Vorgehensweise, um das Thema absolut rechtssicher zu gestalten. Hierzu gehören neben der Frage nach den Teilnehmern einer solchen Veranstaltung auch z.B. der Zweck der späteren Verwendung der Fotos. Bitte beachten Sie immer, dass insbesondere bei Aufnahmen von Kindern und Jugendlichen unter 16 Jahren besondere Regeln z.B. nach der DSGVO zu beachten sind. Gesetzesgrundlagen für diesen Anwendungsbereich sind u.a. in der DSGVO und im Kunsturhebergesetz zu finden. Und wenn es sich um Mitarbeiterfotos handelt dann gilt hier auch §26 BDSG neu.
Die schriftliche Einwilligung als Musterweg
Das Ergebnis vieler Veröffentlichungen ist immer wieder, dass bedingt durch Informations- und Nachweispflichten der DSGVO die schriftliche Einwilligung eine der sicheren Alternativen darstellt,
Denken Sie bei einer Einwilligungserklärung immer daran, dass
- der Zweck der Aufnahmen,
- die Verwendung / Verarbeitung der Aufnahmen,
- die Widerspruchsmöglichkeit und der Ansprechpartner hierfür
in der Einwilligung aufgeführt werden.
Alternativen der Einwilligung sind möglich
Ob diese Vorgehensweise der schriftlichen Einwilligung immer praktikabel ist, kann in Frage gestellt werden. So ist nach Artikel 6. Abs. 1 lit. a DSGVO eine schriftliche Einwilligung nicht vorgeschrieben.
Damit könnte das persönliche und bewusste Zurschaustellen für eine Fotoaufnahme durchaus als aktive Einwilligung betrachtet werden (konkludente Einwilligung). Dies müsste allerdings nach pro Foto bewertet werden.
Ob ein besonderes Interesse nach Artikel 6, Abs 1 lit. f DSGVO geltend gemacht werden kann, obliegt immer der Einzelfallprüfung und insbesondere der Betrachtung, ob das Recht eines Betroffenen unnötige tangiert wird. Es ist anzunehmen, dass es nur wenige Fälle gibt, in denen hierauf ein belastbarer Bezug genommen werden kann.
Eher wäre noch denkbar, dass im Rahmen eines Vertragsverhältnisses nach Artikel 6, Abs. 1 lit. b DSGVO eine Bezugnahme zu einer Fotoaufnahme hergestellt werden könnte. Allerdings bezieht sich das nicht auf Mitarbeiter sondern nur auf Vertragsverhältnisses mit z.B. Kunden, Lieferanten, etc.
Informationspflicht und Rechenschaftspflicht
Um den Informationspflichten nach Artikel 7 DSGVO nachzukommen werden an einigen Veranstaltungsorten tatsächlich schriftliche Listen mit der Bitte um Eintragung ausgelegt. Ob die Dokumentation der Kenntnisnahme bei einer größeren Menschenmenge vollständig gelingt ist in Zweifel zu ziehen. Alternativ kann bei Veranstaltungen beobachtet werden, dass sie mit der Einladung bereits datenschutzrechtliche Informationen zu Fotoaufnahmen verschicken oder bei Eingängen zu Veranstaltungen durch entsprechende Hinweistafeln auf diese hingewiesen wird. Offen bleibt im Einzelfall, ob dies für einen Nachweis ausreicht.
Damit bleibt i.d.R. der Nachweis dieser Vorgehensweise als größte zu erfüllende Hürde, um die Rechenschaftspflicht der DSGVO erfüllen zu können. Auch muss vom Unternehmen entschieden werden, ob Personen, die nicht fotografiert werden wollen, solchen Veranstaltungen optional fernbleiben müssten.
Verschiedene gehaltvolle Links zu diesem Thema
Da das Thema schnell in eine umfangreiche Detailbetrachtung des Anwendungsfalls abdriftet, haben wir einige interessantes Artikel zusammengesucht, in denen das Thema unterschiedlich betrachtet wird. Hieraus lassen sich für verschiedene Anwendungsfälle Hinweise für eine eigene firmenspezifische Umsetzung herausziehen.
https://www.ra-plutte.de/faq-recht-am-eigenen-bild-beispiele/#personenbezogene-daten
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/faq-fotografieren-und-datenschutz-wir-sind-im-bild/
